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GED : comment optimiser vos archives

La GED est la meilleure solution possible pour gérer efficacement vos archives. En quoi cela consiste ? La GED, ou gestion électronique des documents, permet de gérer de façon digitale tous vos documents numériques. Cela comprend donc vos archives, vos documents de travail, vos factures, vos courriers, etc.

Les avantages de la gestion électronique des documents

Le premier avantage de la gestion électronique des documents c’est bien évidemment le gain de place dans vos locaux.

Mais pas seulement ! Le gain de temps est également considérable. Il est parfois compliqué, voire problématique, de rechercher un document en particulier lorsqu’il est stocké dans un local à part. Pour peu que personne ne soit formé à la gestion des archives, le document en question peut devenir quasiment introuvable.

Pour éviter ce genre de désagrément, l’utilisation de la GED permet une gestion simplifiée des documents courants et des archives.

Tous les documents peuvent être numérisés rapidement et simplement afin d’être stockés électroniquement sur une base de données alimentée par des serveurs. Ils sont donc consultables depuis un simple ordinateur, à n’importe quel moment.

Enfin, la GED engendre aussi une réelle économie financière. Vous n’aurez plus besoin d’utiliser des locaux spéciaux pour vos archives.

Parfois ces locaux sont loués exprès ! De plus, la conservation de documents écrits est soumise à des normes strictes, notamment en ce qui concerne la température et le taux d’humidité. Ce qui représente une part non négligeable du budget de l’entreprise.

Comment fonctionne un logiciel de GED ?

Un logiciel de GED permet de dématérialiser les documents. Finis les placards entiers remplis de boîtes en carton et les piles de factures sur vos bureaux. Tout est désormais numérisé et stocké dans une base de données accessible via un accès sécurisé.

La première étape consiste à numériser tous les documents de l’entreprise. Vous pouvez engager un prestataire extérieur pour effectuer cette tâche, quelque peu rébarbative mais indispensable. Les documents scannés peuvent ensuite être détruits. Cette étape est la plus longue. La deuxième étape se fait sur le long terme : chaque nouveau document doit être numérisé ou directement produit en version numérique, comme par exemple les factures ou les bulletins de paie. Ces documents sont alors directement stockés dans le logiciel.

Nous vous recommandons dans un premier temps de faire appel à un spécialiste de la GED pour former vos équipes à l’utilisation des logiciels. En très peu temps, la GED fera partie intégrante de votre entreprise.